S cieľom sprehľadniť situáciu v oblasti dopytu a ponuky digitálnej infraštruktúry by sa mal vykonať podrobný súpis. Mali by sa zohľadniť existujúce spojenia a požiadavky občanov a prevádzok.

Podstatnými aspektmi sú prieskum potenciálov prostredníctvom lepšieho pripojenia, zásobovanie obce optickými vláknami alebo využívanie inteligentných technológií pri modernizácii infraštruktúry. Na prípravu by sa mali využiť skúsenosti z iných samospráv. Vypracovanie by sa malo uskutočniť v rámci moderovaných workshopov.

Malá obec Laab im Walde sa spolieha na digitalizáciu svojej infraštruktúry, aby ušetrila náklady: https://hitech.at/infrastruktur/digitalisierungshotspot-im-wienerwald

Na základe prieskumu aktuálnej situácie a potenciálu, ako aj požiadaviek by sa mal vypracovať dlhodobý plán postupných krokov, ktorý by sa minimálne raz ročne prispôsoboval aktuálnemu vývoju. Pri plánovaní by sa mal zohľadniť potenciál verejného financovania.

Komunikácia projektu: „Konaj dobro a hovor o tom“. Zapojte sa do dialógu s občanmi a podnikmi! V tejto oblasti je to obzvlášť dôležité, pretože investície do digitálnej infraštruktúry majú zmysel len vtedy, ak sa táto aj využíva.

Vyhodnotenie jednotlivých krokov projektu a prispôsobenie plánovania a realizácie projektu zisteniam získaným v dialógu s používateľmi.

Integrácia ďalšieho technického vývoja a prípadných zmien rámcových podmienok. V tejto oblasti sa tiež intenzívne rozvíjajú možnosti financovania, čo otvára nové možnosti realizácie

Za usmernenie pre činnosť by sa malo považovať udržiavanie digitálnej obecnej infraštruktúry v „aktualizovanom stave“ a jej ďalší rozvoj pri udržiavaní dialógu s používateľmi a nadriadenými orgánmi, ale zároveň vyhýbanie sa prístupom „nice-to-have“ (takým, aké by sa zišlo mať).

Hlavnou výzvou je zabezpečiť dobrý pomer nákladov a prínosov. Z mnohých možností, ktoré digitalizácia ponúka, sa treba zamerať na identifikáciu tých, ktoré sú pre vlastnú obec prospešné, a následne ich využiť. Zdá sa, že je to obzvlášť dôležité, aby sa čo najšetrnejšie využívali obmedzené zdroje. Výmena skúseností s inými obcami, dialóg s občanmi, užívateľmi (napr. návštevníkmi, turistami) a podnikateľmi je veľmi dôležitý ako sprievodné opatrenie pri výbere správnych opatrení.

Ak má byť digitálna iniciatíva úspešná, premyslite si zmenené organizačné požiadavky (organizačná štruktúra a riadenie) v tíme, spolu s príslušnými ľuďmi. V prípade potreby zapojte do tohto procesu aj regionálnu podporu.

Zvyčajne sa to uskutočňuje v rámci moderovaného seminára a na základe konkrétnych usmerňujúcich otázok. Týmto spôsobom sa hodnotia zmeny, ktoré môžu byť potrebné na udržateľnú úspešnú implementáciu a uplatňovanie digitálneho riešenia alebo iniciatívy. Je potrebné upraviť roly/funkcie/zodpovednosti?

Teraz ide o to, aby sa plánované zmeny uvádzali do života krok za krokom a výsledky sa priebežne vyhodnocovali.

Ďalším aspektom organizačných opatrení by mal byť aspekt obsiahlych účinkov (naprieč oddeleniami/organizáciami). Na tento účel by sa mal v rámci prebiehajúceho hodnotenia primerane upraviť okruh integrovaných zainteresovaných strán.

Zabezpečenie neustálej optimalizácie: Pravidelné hodnotenie, čo znamená pravidelné (aspoň raz ročne) vyhodnocovanie organizačného vplyvu digitalizácie vo vlastnej organizácii, v spolupráci s ostatnými, identifikovanie potenciálu na zlepšenie (pohľad end2end) a jeho zavedenie do praxe.

Jednou z možností je pozrieť sa na „7 dimenzií digitálnej dokonalosti“: Organizačná štruktúra, organizácia procesov, posilnenie postavenia zamestnancov, technológie a údaje sú rozmery, ktoré umožňujú využívať potenciál digitalizácie a zabezpečujú investície. Týmto faktorom by sa mala venovať rovnaká pozornosť ako samotnému digitálnemu riešeniu. Osobitná pozornosť by sa mala venovať zastrešujúcemu účinku, požiadavkám v jednotlivých oblastiach a interakcii s inými jednotkami. Bola by potrebná alebo účelná úprava funkcií alebo zodpovedností za úlohy?

Skontrolujte existujúce digitálne služby obce z hľadiska ich dostupnosti a používateľskej prívetivosti. Prvoradé otázky by mohli byť: Sú ponuky natoľko užívateľsky prívetivé, t. j. jasne a jednoducho navrhnuté, že ich môžu ľahko používať aj menej digitálne zruční ľudia? Sú prezentované texty zrozumiteľné, aby ich mohli čítať aj ľudia, ktorí nevedia tak dobre čítať? Umožňuje webová stránka používanie asistenčných technológií, ako sú napríklad čítačky obrazovky?

S cieľom zabezpečiť, aby digitálne služby spĺňali právne požiadavky na prístupnosť vo verejných inštitúciách, je potrebné požiadať o radu odborníkov na digitálnu prístupnosť.

Odborníci na tému ľahšieho čítania ponúkajú službu revízie textov. Táto investícia by sa mala zvážiť najmä v prípade vysoko relevantných informačných textov.

Požiadavky týkajúce sa prístupnosti (právne požiadavky) a používateľskej prívetivosti (plánovanie spätnej väzby s občanmi) by mali byť zakotvené v koncepciách a usmerneniach pri realizácii nových digitálnych projektov. Tie by sa mali zohľadniť najmä v procesoch verejného obstarávania a v kritériách na udelenie zákazky.

Prístupnosť nie je luxus, ktorý si dovolíme, ale pre mnohých ľudí je nevyhnutným predpokladom, aby sa mohli zúčastňovať na živote v obci.

Vzhľadom na rýchly technologický vývoj, ktorý prináša nové požiadavky, ale aj možnosti v oblasti prístupnosti, by sa požiadavky mali pravidelne prehodnocovať, aby sa zabezpečila ich aktuálnosť.

Zapojenie používateľov by sa malo naplánovať z hľadiska času a peňazí pred začiatkom projektu alebo pri zadávaní služieb poskytovateľom technológií. K dispozícii by mali byť aj zdroje na aspoň čiastočnú realizáciu získanej spätnej väzby.

Poskytnúť školenie v rámci samospráv, aby ho mohli používať aj cieľové skupiny s nízkou digitálnou gramotnosťou. Zabezpečiť aj školenia o technológiách, ktoré sú predpokladom pre používanie iných digitálnych služieb (napr. smartfón).

V regióne Waldviertler Kernland sú k dispozícii inteligentné kaviarne, kde dobrovoľníci v úlohe lektorov mobilných telefónov vysvetľujú, ako používať smartfón: https://www.waldviertler-kernland.at/cms/digital_gesund_altern/?page_id=79

Podporovať prijímanie digitálnych možností prostredníctvom informačných a osvetových opatrení. Napríklad kampane na sociálnych sieťach, informácie v obecných novinách, podujatie pri príležitosti spustenia projektu. Cieľom by malo byť ukázať aktérom, akú pridanú hodnotu má využívanie nových digitálnych možností pre nich osobne.

Skúsenosti z opatrení na zvyšovanie informovanosti by sa mohli zapracovať do koncepcie, ktorú môžu projektoví manažéri využiť na podporu zamestnancov pri realizácii digitálnych projektov.

Digitálne nástroje ponúkajú nové možnosti informovania občanov (napr. sociálne siete, služby typu messenger, vlastné aplikácie) a participácie občanov (napr. online prieskumy či workshopy). Je dôležité využiť tieto možnosti a zároveň zapojiť aj tých ľudí, ktorí digitálny svet (zatiaľ) nepoznajú.