Dôležitým predpokladom je, aby politickí činitelia uznali výhody vytvárania sietí a spolupráce s inými obcami a inými zainteresovanými stranami (regionálny rozvoj, podnikanie, výskum), prejavili ochotu vytvárať a nadväzovať kontakty či spolupracovať a aby poskytli potrebné zdroje.

Základom pre ďalší rozvoj v oblasti spolupráce a vytvárania sietí by mohla byť inventarizácia a analýza sietí a spoluprác, v ktorých je obec v súčasnosti zastúpená. Splnili sa očakávania spolupráce? Čo bolo dôležité pre úspech alebo čo viedlo k problémom?

Prvým krokom by mohol byť pohľad na iné obce: V akých oblastiach a akou formou spolupracujú (neformálne/formálne)? Aké sú výhody pre zúčastnené obce? Tipy vám tu môže poskytnúť príslušný regionálny poradný orgán.

Možným krokom by mohlo byť zorganizovanie stretnutia alebo moderovaného workshopu v rámci vedenia obce s cieľom vypracovať koncepciu spolupráce s obcami a ďalšími aktérmi, napr. definovaním zodpovednosti za udržiavanie kontaktov, usmernení a cieľov (napr. spolupráca ako neformálna výmena poznatkov, spoločné vypracovanie stratégií v oblastiach činnosti obce, spolupráca pri realizácii nových projektov).

Alternatívnym krokom môže byť výber projektu alebo nastolenie problematiky. Projektový tím alebo pracovná skupina preskúmajú, ktoré samosprávy alebo iné subjekty by mohli ponúknuť podporu. Nadviazať kontakt, objasniť možnosti podpory alebo spolupráce. Po dokončení sa vyhodnotí a vypracuje prvá hrubá koncepcia pre ďalšie kroky.

Koordinácia s ostatnými obcami v oblasti monitorovania financovania. Spoločný manažment znalostí môže pomôcť dosiahnuť viac s menším objemom zdrojov. Príkladným opatrením pod heslom „sieť financovania“ by mohlo byť vytvorenie prehľadu o tom, ktoré zo zúčastnených obcí už majú skúsenosti s jednotlivými programami financovania a kto je v prípade otázok k dispozícii ako kontaktná osoba.

Ak existuje praktická koncepcia výmeny a spolupráce v obci, je potrebné ju v organizácii zakotviť tak, aby sa zohľadňovala a uplatňovala v strategických otázkach aj pri realizácii nových (digitálnych) projektov. Zároveň je dôležité v pravidelných intervaloch kontrolovať, či spĺňa aktuálne požiadavky alebo či si vyžaduje úpravy.

Neustály rozvoj je kľúčom k udržaniu vysokého štandardu. To môže zahŕňať aj to, že budete mať oči a uši otvorené, aby ste zistili, či iné regióny/obce vytvárajú nové cesty, ktoré by mohli byť zaujímavé pre vašu obec, resp. pre vašu (spolupracujúcu) sieť. Ako ďalší krok rozvoja by sa mohla zvážiť aj spolupráca s inými aktérmi, ako sú inovačné spoločnosti, vzdelávacie a vedecké inštitúcie.

Pri spolupráci s aktérmi, ktorí nie sú zakorenení v komunálnom alebo regionálnom rozvoji, ako sú vzdelávacie a výskumné inštitúcie alebo inovatívne začínajúce podniky, by si mala obec uvedomiť, že dôležitým faktorom úspechu sú prenos a vzájomná výmena poznatkov. Predpokladom vzájomne prospešnej spolupráce je určitá úroveň vzájomného porozumenia.

Predpokladom ďalšieho rozvoja v tejto oblasti je ochota politických činiteľov viesť aktívny dialóg s občanmi, t. j. transparentne informovať o rozhodovacích procesoch a ich zapájanie do nich. Vyžaduje si to odvahu a otvorenosť zo strany vedenia obce, ako aj zabezpečenie potrebných finančných a ľudských zdrojov.

Rešpektovanie výsledkov participačných procesov neznamená realizáciu všetkého, čo občania chcú, v pomere 1:1. Rozhodnutia obce, ktoré sú v rozpore s vôľou občanov, by mali byť odôvodnené. Znamená to rešpekt.

Pre úspech je rozhodujúca motivácia participácie. Existuje už pevne stanovený plán, ktorý majú ostatní už len akceptovať? Je participácia len alibistickým činom v zmysle „Pozrite sa, milí kritici, mohli ste sa predsa vyjadriť“? V takom prípade veľmi pravdepodobne dôjde k zlyhaniu.

Prvým krokom by mohlo byť získanie základných informácií o téme komunikácie/vzťahov s verejnosťou a občianskej participácie. Možno by stálo za to pozrieť sa na iné obce, ktoré sú už v tejto oblasti o niečo ďalej. Ako informujú o nových projektoch? Kedy a ako občania participujú na dianí a čo z tohto by sa dalo realizovať vo vašej obci? S nájdením prvých vstupných bodov do témy by prípadne mohol pomôcť aj príslušný regionálny poradný orgán.

Definujte projekt, pri ktorom sa má uskutočniť aktívny dialóg alebo občianska participácia. Ďalším krokom je vypracovanie koncepcie participácie. Súčasti projektu môžu byť: Ciele participácie (napr. rozvíjanie myšlienok, možnosť ľudí vyjadriť sa, získanie spätnej väzby), vymedzenie rozsahu návrhu, definovanie cieľových skupín, zvolenie metód účasti, harmonogram a časový plán.

Implementácia môže byť spočiatku náročná, ale prináša aj cenné príležitosti na učenie. Po ukončení projektu je dôležité analyzovať skúsenosti s učením sa. Výsledkom môže byť vytvorenie rámcovej koncepcie, ktorá definuje všeobecné kritériá pre realizáciu procesov účasti občanov v obci a tvorí základ pre plánovanie konkrétnych projektov (napr. externí moderátori pre podujatia zamerané na participáciu, poskytovanie analógových a digitálnych možností účasti).

Digitálne nástroje ponúkajú nové možnosti informovania občanov (napr. sociálne siete, služby typu messenger, vlastné aplikácie) a participácie občanov (napr. online prieskumy či workshopy). Je dôležité využiť tieto možnosti a zároveň zapojiť aj tých ľudí, ktorí digitálny svet (zatiaľ) nepoznajú.

Keď sa v obci zavedú štandardy pre procesy účasti a vytvorí sa určitá rutina, je dôležité tento postup pravidelne vyhodnocovať a snažiť sa ho ďalej zdokonaľovať a rozvíjať.

Malá obec Gampern otvára novú cestu so svojou platformou na občiansku participáciu vor-den-vorhang.at, ktorá využíva digitálne nástroje na informovanie a zapojenie občanov do diania. Vyzerá takto: https://www.vor-den-vorhang.at/

Malá obec Laab im Walde realizuje rôzne projekty a snaží sa do nich aktívne zapájať svojich občanov. Webová stránka obce slúži ako centrálny informačný portál: https://laab.gv.at/mitmach-gemeinde/projekte

Dobrým začiatkom digitalizačných projektov je vždy premyslieť si spolu so skupinou možnú digitálnu víziu budúcnosti a vytvoriť na tento účel tím. Tento tím by mal aktívne riadiť proces zmien smerom k digitalizácii. V tíme by sa mali aj spoločne prijímať rozhodnutia. Do tohto procesu je vhodné zapojiť aj pomoc príslušného poradného orgánu v danom regióne.

Konkrétnym krokom v tomto smere by mohlo byť usporiadanie moderovaného seminára s cieľom vypracovať víziu budúcnosti, možné ciele a rámcové parametre. Bolo by tiež potrebné definovať riadiaci tím s úlohami a povinnosťami.

Teraz by mal riadiaci tím pracovať efektívne. Nedá sa to dosiahnuť jednorazovou akciou, ale vyžaduje si to priebežné identifikovanie výziev a vytvorenie dlhodobého plánu postupného realizovania, ktorý sa aspoň raz ročne prispôsobuje aktuálnemu vývoju.

V ustálenom stave sa majú plány a spôsob ich realizácie skúmať v rámci vzdelávacích cyklov, najmä pokiaľ ide o súlad s digitálnou víziou budúcnosti a výzvami samospráv. V prípade potreby je potrebné vykonať úpravy.

Spolupráca v tíme by sa mala hodnotiť aspoň raz ročne. Musia sa praktizovať a ďalej optimalizovať rozhodnutia v tíme, zohľadňovať organizačný a ľudský rozmer a zapájať zainteresované strany. Je v poriadku prerozdelenie úloh a zodpovedností? Je dostupnosť/časová angažovanosť ľudí dostatočná alebo je potrebné urobiť úpravy? Toto by malo prebiehať v pozitívnej atmosfére vzájomného kontaktu a rešpektu a prostredníctvom reflexie a spätnej väzby.

Ak je vízia budúcnosti už jasná, pozornosť by sa mala venovať riadiacemu tímu. Vzájomné pôsobenie rolí možno dobre znázorniť v takzvanej matici RACI: •R(esponsible), osoba zvaná aj „vykonávateľ“: Osoba alebo rola, ktorá je zodpovedná za nejakú úlohu a vykonáva ju. •A(ccountable): Táto osoba/rola prijíma rozhodnutia, je schvaľovateľom. Zabezpečuje schvaľovanie príslušnými orgánmi, napr. riadiacim výborom. •C(onsult): S touto osobou/úlohou sa má konzultovať, napr. v rámci rozhodovacieho procesu, resp. pred prijatím rozhodnutia. •I(inform): Táto osoba má byť po rozhodnutí informovaná, je ním dotknutá, ale nemá právo spolurozhodovať.