Pre správne sformulovanie digitálnej vízie budúcnosti sa odporúča premýšľať o možnej digitálnej vízii budúcnosti v skupine s ohľadom na budúce výzvy samosprávy. Znamená to formulovať želania a ciele do budúcnosti, a tým aj opísať, aký prínos obec očakáva od možností digitalizácie.

Rozvoj digitálnej vízie budúcnosti sa môže uskutočniť v rámci moderovaného workshopu, pričom by sa mali zohľadniť možné ciele a rámcové podmienky, ako aj súčasné trendy. Na tento účel je potrebné požiadať o podporu príslušný regionálny poradenský úrad a podľa možnosti aj ďalších odborníkov.

Workshop na vytvorenie digitálnej vízie budúcnosti by sa mohol uskutočniť aj v spolupráci s ďalšími obcami z okolia. Pomáha to pri tvorivosti a prináša nové pohľady na základe skúseností. Aby bol výsledok konkrétny, mal by byť formulovaný aj s mottom a 3 – 5 hlavnými zásadami.

Keďže prostredie, vlastné požiadavky a tiež rámcové podmienky mimo miest a obcí, ako aj v nich, sa menia, odporúča sa vyhodnocovať projekty aspoň každých šesť mesiacov a v prípade potreby upraviť víziu budúcnosti.

Ak má obec digitálnu víziu budúcnosti, mohlo by byť užitočné uskutočniť nadväzujúce malé skúšobné pilotné projekty s cieľom získať skúsenosti.

Komunikácia vízie a projektov je dôležitým aspektom zabezpečujúcim ich prijatie občanmi.

Na sledovanie trendov sa môže zriadiť aj pracovná skupina – prípadne v spolupráci s ďalšími samosprávami – ktorá môže prispievať novými zisteniami k pravidelnému hodnoteniu digitálnej vízie budúcnosti.

Digitálna vízia budúcnosti sa môže sformulovať jednou vetou (mottom, sloganom), napríklad: „Každý občan uvidí projekty v našej obci transparentne, vo forme modelu a cesty do cieľa“. Takto formulované budúce vízie by mali byť začlenené do programového vyhlásenia obce.

Predpokladom ďalšieho rozvoja v tejto oblasti je ochota politických činiteľov viesť aktívny dialóg s občanmi, t. j. transparentne informovať o rozhodovacích procesoch a ich zapájanie do nich. Vyžaduje si to odvahu a otvorenosť zo strany vedenia obce, ako aj zabezpečenie potrebných finančných a ľudských zdrojov.

Rešpektovanie výsledkov participačných procesov neznamená realizáciu všetkého, čo občania chcú, v pomere 1:1. Rozhodnutia obce, ktoré sú v rozpore s vôľou občanov, by mali byť odôvodnené. Znamená to rešpekt.

Pre úspech je rozhodujúca motivácia participácie. Existuje už pevne stanovený plán, ktorý majú ostatní už len akceptovať? Je participácia len alibistickým činom v zmysle „Pozrite sa, milí kritici, mohli ste sa predsa vyjadriť“? V takom prípade veľmi pravdepodobne dôjde k zlyhaniu.

Prvým krokom by mohlo byť získanie základných informácií o téme komunikácie/vzťahov s verejnosťou a občianskej participácie. Možno by stálo za to pozrieť sa na iné obce, ktoré sú už v tejto oblasti o niečo ďalej. Ako informujú o nových projektoch? Kedy a ako občania participujú na dianí a čo z tohto by sa dalo realizovať vo vašej obci? S nájdením prvých vstupných bodov do témy by prípadne mohol pomôcť aj príslušný regionálny poradný orgán.

Definujte projekt, pri ktorom sa má uskutočniť aktívny dialóg alebo občianska participácia. Ďalším krokom je vypracovanie koncepcie participácie. Súčasti projektu môžu byť: Ciele participácie (napr. rozvíjanie myšlienok, možnosť ľudí vyjadriť sa, získanie spätnej väzby), vymedzenie rozsahu návrhu, definovanie cieľových skupín, zvolenie metód účasti, harmonogram a časový plán.

Implementácia môže byť spočiatku náročná, ale prináša aj cenné príležitosti na učenie. Po ukončení projektu je dôležité analyzovať skúsenosti s učením sa. Výsledkom môže byť vytvorenie rámcovej koncepcie, ktorá definuje všeobecné kritériá pre realizáciu procesov účasti občanov v obci a tvorí základ pre plánovanie konkrétnych projektov (napr. externí moderátori pre podujatia zamerané na participáciu, poskytovanie analógových a digitálnych možností účasti).

Digitálne nástroje ponúkajú nové možnosti informovania občanov (napr. sociálne siete, služby typu messenger, vlastné aplikácie) a participácie občanov (napr. online prieskumy či workshopy). Je dôležité využiť tieto možnosti a zároveň zapojiť aj tých ľudí, ktorí digitálny svet (zatiaľ) nepoznajú.

Keď sa v obci zavedú štandardy pre procesy účasti a vytvorí sa určitá rutina, je dôležité tento postup pravidelne vyhodnocovať a snažiť sa ho ďalej zdokonaľovať a rozvíjať.

Malá obec Gampern otvára novú cestu so svojou platformou na občiansku participáciu vor-den-vorhang.at, ktorá využíva digitálne nástroje na informovanie a zapojenie občanov do diania. Vyzerá takto: https://www.vor-den-vorhang.at/

Malá obec Laab im Walde realizuje rôzne projekty a snaží sa do nich aktívne zapájať svojich občanov. Webová stránka obce slúži ako centrálny informačný portál: https://laab.gv.at/mitmach-gemeinde/projekte

Dobrým začiatkom digitalizačných projektov je vždy premyslieť si spolu so skupinou možnú digitálnu víziu budúcnosti a vytvoriť na tento účel tím. Tento tím by mal aktívne riadiť proces zmien smerom k digitalizácii. V tíme by sa mali aj spoločne prijímať rozhodnutia. Do tohto procesu je vhodné zapojiť aj pomoc príslušného poradného orgánu v danom regióne.

Konkrétnym krokom v tomto smere by mohlo byť usporiadanie moderovaného seminára s cieľom vypracovať víziu budúcnosti, možné ciele a rámcové parametre. Bolo by tiež potrebné definovať riadiaci tím s úlohami a povinnosťami.

Teraz by mal riadiaci tím pracovať efektívne. Nedá sa to dosiahnuť jednorazovou akciou, ale vyžaduje si to priebežné identifikovanie výziev a vytvorenie dlhodobého plánu postupného realizovania, ktorý sa aspoň raz ročne prispôsobuje aktuálnemu vývoju.

V ustálenom stave sa majú plány a spôsob ich realizácie skúmať v rámci vzdelávacích cyklov, najmä pokiaľ ide o súlad s digitálnou víziou budúcnosti a výzvami samospráv. V prípade potreby je potrebné vykonať úpravy.

Spolupráca v tíme by sa mala hodnotiť aspoň raz ročne. Musia sa praktizovať a ďalej optimalizovať rozhodnutia v tíme, zohľadňovať organizačný a ľudský rozmer a zapájať zainteresované strany. Je v poriadku prerozdelenie úloh a zodpovedností? Je dostupnosť/časová angažovanosť ľudí dostatočná alebo je potrebné urobiť úpravy? Toto by malo prebiehať v pozitívnej atmosfére vzájomného kontaktu a rešpektu a prostredníctvom reflexie a spätnej väzby.

Ak je vízia budúcnosti už jasná, pozornosť by sa mala venovať riadiacemu tímu. Vzájomné pôsobenie rolí možno dobre znázorniť v takzvanej matici RACI: •R(esponsible), osoba zvaná aj „vykonávateľ“: Osoba alebo rola, ktorá je zodpovedná za nejakú úlohu a vykonáva ju. •A(ccountable): Táto osoba/rola prijíma rozhodnutia, je schvaľovateľom. Zabezpečuje schvaľovanie príslušnými orgánmi, napr. riadiacim výborom. •C(onsult): S touto osobou/úlohou sa má konzultovať, napr. v rámci rozhodovacieho procesu, resp. pred prijatím rozhodnutia. •I(inform): Táto osoba má byť po rozhodnutí informovaná, je ním dotknutá, ale nemá právo spolurozhodovať.

Na začiatku je potrebné zamerať sa na zhromažďovanie aktuálnych výziev a systematické vypracovanie opatrení v oblasti digitalizácie. V zmysle otázky Aké sú naše najväčšie a najnaliehavejšie výzvy? Za týmto účelom sa odporúča zostaviť skupinu zainteresovaných zamestnancov a v prípade potreby požiadať o podporu príslušného poradného orgánu v danom regióne.

Východisková situácia a potreba opatrení by sa mali odvodiť a sformulovať z výziev. To tiež vytvára pozitívny tlak na konanie. To by sa mohlo uskutočniť v rámci moderovaných workshopov.

Počiatočná situácia by sa mala pravidelne prehodnocovať. Využite na to osvedčený tím a v prípade potreby zapojte aj ďalších ľudí zo samosprávy, ale aj externých aktérov.

Posilnenie už inštitucionalizovanej „kontrolnej slučky“ – identifikácia nových výziev -> odvodenie potrebných opatrení – zapojenie správnych ľudí, preberanie skúseností od ostatných -> odvodenie iniciatív, ale aj pohľad dozadu na to, čo sa už stalo, a teda sprevádzanie ľudí na digitálnej ceste – to všetko zabezpečuje udržateľnosť iniciatív.

Tip: Jednou z myšlienok by mohlo byť zriadenie digitálneho kontaktného miesta pre podnety od zamestnancov a občanov, ktoré by na jednej strane zhromažďovali aktuálne požiadavky a na druhej strane vyhodnocovali podnety a vyvodzovali by sa z nich výzvy a potreby opatrení, ktoré sa premietnu do procesu.

Digitálna stratégia je úzko prepojená s digitálnou víziou. Zatiaľ čo vízia budúcnosti opisuje „cieľ digitálnej cesty“, stratégia vysvetľuje jednotlivé kroky. Aký je rámec, v ktorom má prebiehať realizácia. Najlepší spôsob, ako to urobiť, je sformulovať usmernenia.

Stratégiu je najlepšie sformulovať spoločne s víziou budúcnosti. To platí aj pre rámec, napr. moderovaný workshop, prípadne aj spolu s ďalšími obcami, so zapojením príslušného poradného orgánu v danom regióne.

Stratégia sa musí osvedčiť v praktickom živote. Znamená to vytvoriť plán postupnej implementácie a urobiť prvé kroky, získať skúsenosti a v prípade potreby vykonať úpravy.

Projekty a pokrok by sa mali vyhodnocovať aspoň každých šesť mesiacov, kontrolovať usmernenia a v prípade potreby vykonať úpravy.

Robiť malé kroky, zviditeľňovať výsledky a dobre ich komunikovať je často účinnejšie ako plánovať veľké veci, ktoré sa potom často ťažko realizujú.

Ak implementácia prebieha v dobrej dynamike, je teraz dôležité pravidelne kontrolovať výzvy, rámcové podmienky a požiadavky na zmeny a odvodzovať úpravy projektov a usmernení.

Tip: napr. sformulovať tzv. Dos and Don'ts, teda čo je žiaduce a čo nie, a tak definovať priestor na prácu – rovnako ako mantinely.

Dôležitým predpokladom je, aby politickí činitelia uznali výhody vytvárania sietí a spolupráce s inými obcami a inými zainteresovanými stranami (regionálny rozvoj, podnikanie, výskum), prejavili ochotu vytvárať a nadväzovať kontakty či spolupracovať a aby poskytli potrebné zdroje.

Základom pre ďalší rozvoj v oblasti spolupráce a vytvárania sietí by mohla byť inventarizácia a analýza sietí a spoluprác, v ktorých je obec v súčasnosti zastúpená. Splnili sa očakávania spolupráce? Čo bolo dôležité pre úspech alebo čo viedlo k problémom?

Prvým krokom by mohol byť pohľad na iné obce: V akých oblastiach a akou formou spolupracujú (neformálne/formálne)? Aké sú výhody pre zúčastnené obce? Tipy vám tu môže poskytnúť príslušný regionálny poradný orgán.

Možným krokom by mohlo byť zorganizovanie stretnutia alebo moderovaného workshopu v rámci vedenia obce s cieľom vypracovať koncepciu spolupráce s obcami a ďalšími aktérmi, napr. definovaním zodpovednosti za udržiavanie kontaktov, usmernení a cieľov (napr. spolupráca ako neformálna výmena poznatkov, spoločné vypracovanie stratégií v oblastiach činnosti obce, spolupráca pri realizácii nových projektov).

Alternatívnym krokom môže byť výber projektu alebo nastolenie problematiky. Projektový tím alebo pracovná skupina preskúmajú, ktoré samosprávy alebo iné subjekty by mohli ponúknuť podporu. Nadviazať kontakt, objasniť možnosti podpory alebo spolupráce. Po dokončení sa vyhodnotí a vypracuje prvá hrubá koncepcia pre ďalšie kroky.

Koordinácia s ostatnými obcami v oblasti monitorovania financovania. Spoločný manažment znalostí môže pomôcť dosiahnuť viac s menším objemom zdrojov. Príkladným opatrením pod heslom „sieť financovania“ by mohlo byť vytvorenie prehľadu o tom, ktoré zo zúčastnených obcí už majú skúsenosti s jednotlivými programami financovania a kto je v prípade otázok k dispozícii ako kontaktná osoba.

Ak existuje praktická koncepcia výmeny a spolupráce v obci, je potrebné ju v organizácii zakotviť tak, aby sa zohľadňovala a uplatňovala v strategických otázkach aj pri realizácii nových (digitálnych) projektov. Zároveň je dôležité v pravidelných intervaloch kontrolovať, či spĺňa aktuálne požiadavky alebo či si vyžaduje úpravy.

Neustály rozvoj je kľúčom k udržaniu vysokého štandardu. To môže zahŕňať aj to, že budete mať oči a uši otvorené, aby ste zistili, či iné regióny/obce vytvárajú nové cesty, ktoré by mohli byť zaujímavé pre vašu obec, resp. pre vašu (spolupracujúcu) sieť. Ako ďalší krok rozvoja by sa mohla zvážiť aj spolupráca s inými aktérmi, ako sú inovačné spoločnosti, vzdelávacie a vedecké inštitúcie.

Pri spolupráci s aktérmi, ktorí nie sú zakorenení v komunálnom alebo regionálnom rozvoji, ako sú vzdelávacie a výskumné inštitúcie alebo inovatívne začínajúce podniky, by si mala obec uvedomiť, že dôležitým faktorom úspechu sú prenos a vzájomná výmena poznatkov. Predpokladom vzájomne prospešnej spolupráce je určitá úroveň vzájomného porozumenia.

Skontrolujte existujúce digitálne služby obce z hľadiska ich dostupnosti a používateľskej prívetivosti. Prvoradé otázky by mohli byť: Sú ponuky natoľko užívateľsky prívetivé, t. j. jasne a jednoducho navrhnuté, že ich môžu ľahko používať aj menej digitálne zruční ľudia? Sú prezentované texty zrozumiteľné, aby ich mohli čítať aj ľudia, ktorí nevedia tak dobre čítať? Umožňuje webová stránka používanie asistenčných technológií, ako sú napríklad čítačky obrazovky?

S cieľom zabezpečiť, aby digitálne služby spĺňali právne požiadavky na prístupnosť vo verejných inštitúciách, je potrebné požiadať o radu odborníkov na digitálnu prístupnosť.

Odborníci na tému ľahšieho čítania ponúkajú službu revízie textov. Táto investícia by sa mala zvážiť najmä v prípade vysoko relevantných informačných textov.

Požiadavky týkajúce sa prístupnosti (právne požiadavky) a používateľskej prívetivosti (plánovanie spätnej väzby s občanmi) by mali byť zakotvené v koncepciách a usmerneniach pri realizácii nových digitálnych projektov. Tie by sa mali zohľadniť najmä v procesoch verejného obstarávania a v kritériách na udelenie zákazky.

Prístupnosť nie je luxus, ktorý si dovolíme, ale pre mnohých ľudí je nevyhnutným predpokladom, aby sa mohli zúčastňovať na živote v obci.

Vzhľadom na rýchly technologický vývoj, ktorý prináša nové požiadavky, ale aj možnosti v oblasti prístupnosti, by sa požiadavky mali pravidelne prehodnocovať, aby sa zabezpečila ich aktuálnosť.

Zapojenie používateľov by sa malo naplánovať z hľadiska času a peňazí pred začiatkom projektu alebo pri zadávaní služieb poskytovateľom technológií. K dispozícii by mali byť aj zdroje na aspoň čiastočnú realizáciu získanej spätnej väzby.

Poskytnúť školenie v rámci samospráv, aby ho mohli používať aj cieľové skupiny s nízkou digitálnou gramotnosťou. Zabezpečiť aj školenia o technológiách, ktoré sú predpokladom pre používanie iných digitálnych služieb (napr. smartfón).

V regióne Waldviertler Kernland sú k dispozícii inteligentné kaviarne, kde dobrovoľníci v úlohe lektorov mobilných telefónov vysvetľujú, ako používať smartfón: https://www.waldviertler-kernland.at/cms/digital_gesund_altern/?page_id=79

Podporovať prijímanie digitálnych možností prostredníctvom informačných a osvetových opatrení. Napríklad kampane na sociálnych sieťach, informácie v obecných novinách, podujatie pri príležitosti spustenia projektu. Cieľom by malo byť ukázať aktérom, akú pridanú hodnotu má využívanie nových digitálnych možností pre nich osobne.

Skúsenosti z opatrení na zvyšovanie informovanosti by sa mohli zapracovať do koncepcie, ktorú môžu projektoví manažéri využiť na podporu zamestnancov pri realizácii digitálnych projektov.

Digitálne nástroje ponúkajú nové možnosti informovania občanov (napr. sociálne siete, služby typu messenger, vlastné aplikácie) a participácie občanov (napr. online prieskumy či workshopy). Je dôležité využiť tieto možnosti a zároveň zapojiť aj tých ľudí, ktorí digitálny svet (zatiaľ) nepoznajú.

S cieľom sprehľadniť situáciu v oblasti dopytu a ponuky digitálnej infraštruktúry by sa mal vykonať podrobný súpis. Mali by sa zohľadniť existujúce spojenia a požiadavky občanov a prevádzok.

Podstatnými aspektmi sú prieskum potenciálov prostredníctvom lepšieho pripojenia, zásobovanie obce optickými vláknami alebo využívanie inteligentných technológií pri modernizácii infraštruktúry. Na prípravu by sa mali využiť skúsenosti z iných samospráv. Vypracovanie by sa malo uskutočniť v rámci moderovaných workshopov.

Malá obec Laab im Walde sa spolieha na digitalizáciu svojej infraštruktúry, aby ušetrila náklady: https://hitech.at/infrastruktur/digitalisierungshotspot-im-wienerwald

Na základe prieskumu aktuálnej situácie a potenciálu, ako aj požiadaviek by sa mal vypracovať dlhodobý plán postupných krokov, ktorý by sa minimálne raz ročne prispôsoboval aktuálnemu vývoju. Pri plánovaní by sa mal zohľadniť potenciál verejného financovania.

Komunikácia projektu: „Konaj dobro a hovor o tom“. Zapojte sa do dialógu s občanmi a podnikmi! V tejto oblasti je to obzvlášť dôležité, pretože investície do digitálnej infraštruktúry majú zmysel len vtedy, ak sa táto aj využíva.

Vyhodnotenie jednotlivých krokov projektu a prispôsobenie plánovania a realizácie projektu zisteniam získaným v dialógu s používateľmi.

Integrácia ďalšieho technického vývoja a prípadných zmien rámcových podmienok. V tejto oblasti sa tiež intenzívne rozvíjajú možnosti financovania, čo otvára nové možnosti realizácie

Za usmernenie pre činnosť by sa malo považovať udržiavanie digitálnej obecnej infraštruktúry v „aktualizovanom stave“ a jej ďalší rozvoj pri udržiavaní dialógu s používateľmi a nadriadenými orgánmi, ale zároveň vyhýbanie sa prístupom „nice-to-have“ (takým, aké by sa zišlo mať).

Hlavnou výzvou je zabezpečiť dobrý pomer nákladov a prínosov. Z mnohých možností, ktoré digitalizácia ponúka, sa treba zamerať na identifikáciu tých, ktoré sú pre vlastnú obec prospešné, a následne ich využiť. Zdá sa, že je to obzvlášť dôležité, aby sa čo najšetrnejšie využívali obmedzené zdroje. Výmena skúseností s inými obcami, dialóg s občanmi, užívateľmi (napr. návštevníkmi, turistami) a podnikateľmi je veľmi dôležitý ako sprievodné opatrenie pri výbere správnych opatrení.

Preskúmajte trh pre účely plánovaného obstarávania. Môže byť užitočné pozrieť sa na iné obce a regióny. Aké produkty a služby sa tu obstarali na uspokojenie potrieb? Obzvlášť užitočné môže byť kontaktovať ich osobne a opýtať sa na ich skúsenosti s produktom/službou.

Aktualizácia poznatkov o práve verejného obstarávania – aspoň v základných princípoch. Medzitým existuje niekoľko postupov verejného obstarávania, ktoré otvárajú nové možnosti na implementáciu nových alebo inovatívnych riešení. Tu vám môže pomôcť príslušný poradca v danom regióne alebo poradenstvo v oblasti inovatívneho rakúskeho obstarávania (IÖB).

Správny výber postupu zadávania zákazky vždy závisí od plánovaného projektu alebo služieb a výrobkov, ktoré sa majú obstarať. Bolo by dôležité vedieť, ktorý postup obstarávania je najvhodnejší v akej situácii.

Ďalším krokom by mohlo byť v čo najväčšej miere zachovať cenné skúsenosti z praktického vykonávania postupov verejného obstarávania. Cieľom by mohlo byť vypracovanie príručky o verejnom obstarávaní pre zodpovedných vedúcich projektov, do ktorej by sa pravidelne premietali skúsenosti z nových projektov verejného obstarávania alebo by sa aktualizovali informácie.

Ďalším možným vývojom by mohlo byť zohľadnenie aspektov udržateľnosti okrem funkčných vlastností pri obstarávaní a zadávaní zákaziek. Tým sa nielen chráni životné prostredie, ale z dlhodobého hľadiska sa môžu ušetriť aj náklady a zlepšiť imidž obce.

Neustály rozvoj je kľúčom k udržaniu vysokého štandardu. To môže zahŕňať aj to, že budete mať oči a uši otvorené, aby ste zistili, či iné regióny/obce vytvárajú nové podmienky, ktoré by mohli byť zaujímavé pre vašu obec.

V oblasti digitálnych technológií ponúkajú nové formy postupov, ktoré podporujú inovácie, možnosti nájsť poskytovateľov produktov a služieb, ktoré ešte nie sú dostupné na trhu.

Ak má byť digitálna iniciatíva úspešná, premyslite si zmenené organizačné požiadavky (organizačná štruktúra a riadenie) v tíme, spolu s príslušnými ľuďmi. V prípade potreby zapojte do tohto procesu aj regionálnu podporu.

Zvyčajne sa to uskutočňuje v rámci moderovaného seminára a na základe konkrétnych usmerňujúcich otázok. Týmto spôsobom sa hodnotia zmeny, ktoré môžu byť potrebné na udržateľnú úspešnú implementáciu a uplatňovanie digitálneho riešenia alebo iniciatívy. Je potrebné upraviť roly/funkcie/zodpovednosti?

Teraz ide o to, aby sa plánované zmeny uvádzali do života krok za krokom a výsledky sa priebežne vyhodnocovali.

Ďalším aspektom organizačných opatrení by mal byť aspekt obsiahlych účinkov (naprieč oddeleniami/organizáciami). Na tento účel by sa mal v rámci prebiehajúceho hodnotenia primerane upraviť okruh integrovaných zainteresovaných strán.

Zabezpečenie neustálej optimalizácie: Pravidelné hodnotenie, čo znamená pravidelné (aspoň raz ročne) vyhodnocovanie organizačného vplyvu digitalizácie vo vlastnej organizácii, v spolupráci s ostatnými, identifikovanie potenciálu na zlepšenie (pohľad end2end) a jeho zavedenie do praxe.

Jednou z možností je pozrieť sa na „7 dimenzií digitálnej dokonalosti“: Organizačná štruktúra, organizácia procesov, posilnenie postavenia zamestnancov, technológie a údaje sú rozmery, ktoré umožňujú využívať potenciál digitalizácie a zabezpečujú investície. Týmto faktorom by sa mala venovať rovnaká pozornosť ako samotnému digitálnemu riešeniu. Osobitná pozornosť by sa mala venovať zastrešujúcemu účinku, požiadavkám v jednotlivých oblastiach a interakcii s inými jednotkami. Bola by potrebná alebo účelná úprava funkcií alebo zodpovedností za úlohy?

Vhodným krokom by mohlo byť zhodnotenie možností používaných digitálnych riešení s ohľadom na optimalizáciu procesov, identifikácia nových potenciálov a vypracovanie plánu implementácie. Odporúča sa prípadné zapojenie poskytovateľa technológie v meste resp. obci a prípadne aj zapojenie pracovníkov regionálneho rozvoja.

Po identifikácii prvých potenciálov by sa na moderovanom workshope mohol vypracovať celkový plán optimalizácie používaných softvérových riešení a zároveň aj optimalizácie procesov a postupov. Za týmto účelom by mali byť zapojení do procesu všetci používatenia, aby sa od začiatku zabezpečila ich akceptácia.

Ak má človek "natrénovanú" optimalizáciu vo vlastnom prostredí a úspešne tu urobil prvé kroky, môže sa ďalej zamerať na analýzu a optimalizáciu potenciálu medzi jednotlivými oddeleniami alebo organizáciami.

Teraz berieme do úvahy - ako samozrejmosť - prepojenia medzi digitalizáciou a procesmi a službami a naopak. Ďalším krokom by mohla byť trvalá orientácia služieb na prínos pre občanov a zároveň zahrnutie služieb do úvah o optimalizácii.

Súčasné projekty a spôsob ich realizácie by sa mali prehodnotiť v rámci "iteratívneho procesu" a malo by sa ďalej primerane rozvíjať zapojenie občanov a iných organizačných jednotiek. Zohľadnite potreby obcí a príslušné ponuky!

Veľmi často využívame len malú časť možností, ktoré ponúkajú softvérové riešenia. Vyhodnotenie spôsobu ich používania a identifikácia potenciálu ich lepšieho alebo rozšíreného používania zvyčajne vedie k zvýšeniu efektívnosti, ako aj k väčšej akceptácii ich používania. Osobitná pozornosť by sa mala venovať prierezovým aspektom.

Malá obec Gampern je plne odhodlaná digitalizovať svoju administratívu. Napríklad digitalizácia stavebných spisov výrazne zvýšila efektívnosť procesov. Pod týmto odkazom nájdete správu o projekte spoločnosti Reißwolf týkajúcu sa digitalizácie stavebného spisu v Gamperne: https://www.reisswolf.com/leistungsbereiche/scanservice/referenzen-scanservice/projektbericht-gemeinde-gampern/.

Prvým krokom by mohol byť prieskum súčasného stavu digitálnych kompetencií zamestnancov, aby sa z neho mohli odvodiť počiatočné kvalifikačné opatrenia.

Na zistenie aktuálneho stavu digitálnych kompetencií zamestnancov možno napríklad použiť online nástroj na samohodnotenie. Dva príklady takýchto nástrojov nájdete tu: https://digital-competence.eu/ https://www.fit4internet.at/page/home/&lang=EN

Na základe aktuálneho prieskumu digitálnych kompetencií zamestnancov by mal byť ďalší rozvoj ich digitálnych kompetencií úzko prepojený s plánovanými digitálnymi iniciatívami.

Dostatočný rozpočet na pravidelné ďalšie vzdelávanie zamestnancov je nevyhnutnosťou. To pomáha nielen udržiavať kompetencie zamestnancov na aktuálnej úrovni alebo ich rozširovať, ale môže priniesť aj nové nápady a podnety pre ďalší rozvoj samosprávy.

Pri zavádzaní digitálnych iniciatív je nevyhnutné spojiť znalosti o možnostiach digitálnych riešení s odbornými znalosťami zodpovedných zamestnancov. Napríklad pri digitalizácii stavebných spisov je znalosť možností a obmedzení digitálnych nástrojov rovnako dôležitá ako hlboké pochopenie ustanovení správneho práva súvisiacich s touto oblasťou.

Dôležitým prvkom organizačnej kultúry, ktorá podporuje inovácie, je pozitívna kultúra chýb. Medzi aspekty pozitívnej kultúry chýb patrí postoj, že chyby sú prípustné, ďalej dobrá analýza príčin vzniku chýb, rešpektovanie priznania chyby a najmä model pozitívnej kultúry chýb zo strany vedúcich pracovníkov.

Organizačná kultúra, ktorá podporuje inovácie, považuje zamestnancov za zdroj inovácií a motivuje ich k tomu, aby vyvíjali, presadzovali a realizovali nové nápady. To si však vyžaduje primerané kompetencie a inovačné možnosti, najmä pokiaľ ide o čas a finančné zdroje.

Pomáha, ak je veková štruktúra zamestnancov zmiešaná. Mladší zamestnanci sú často viac zvyknutí na digitálne technológie alebo sú pre digitálne riešenia otvorenejší ako starší zamestnanci. Dobrý vekový mix umožňuje mladším zamestnancom podporiť tých starších pri používaní digitálnych riešení alebo pri učení sa v práci.

V tejto tematickej oblasti by bolo užitočné uvažovať o "štvrtej kultúrnej technike". To znamená, že v strednodobom horizonte by sa zaobchádzanie s novými technológiami, možnosťami, ale aj výzvami, ktoré z toho vyplývajú, malo považovať za niečo samozrejmé, podobne ako čítanie, písanie a počítanie. Pre občanov by bol vhodný neformálny prístup, zmenšovanie obáv a strachu prostredníctvom zriadenia vzdelávacích kaviarní, pre zamestnancov cielené školenia alebo workshopy, na ktorých sú vo vymedzených časových intervaloch k dispozícii odborníci na určité témy alebo aplikácie.

Prvým krokom sú informácie o technických možnostiach moderného technického vybavenia. Potom by mal tím myslieť na budúce technické vybavenie, ktoré uľahčí prácu. V pracovnej skupine alebo v rámci workshopu by sa mali zohľadniť aj požiadavky alebo želania týkajúce sa používania alebo poskytovania údajov, ktoré sa opakovane požadujú (interne aj externe). Tu môže byť nápomocná podpora inštitúcií v oblasti regionálneho rozvoja.

Na základe počiatočných úvah by sa mohlo pristúpiť k vytvoreniu technickej IT a dátovej architektúry. To by sa malo uskutočniť na základe plánovaných iniciatív, požiadaviek a možností modernej výmeny údajov, ako aj požiadaviek na ochranu údajov a v úzkom prepojení s nimi.

Teraz je potrebné pristúpiť k realizácii. Vytvoriť plán realizácie celkovej koncepcie a postupne ho realizovať.

Je potrebné pravidelne hodnotiť projekty a ich pokrok. To platí aj pre celkovú koncepciu, ktorá sa má primerane prispôsobovať technickému pokroku, ako aj zmenám v špecifikáciách.

Aktualizácia celkového rámca technickej IT a dátovej architektúry by sa mala vykonať so zahrnutím meniacich sa špecifikácií a rámcových parametrov z administratívy, ako aj aktualizácie plánovaných iniciatív. Malo by sa to vykonávať aspoň raz ročne v rámci iteratívneho vzdelávacieho cyklu, aby boli stratégia samosprávy, digitálna stratégia a stratégia IT dlhodobo dobre zosúladené.

Vo všeobecnosti by sa tu mala zvážiť možnosť využívania (externých) služieb. Tieto takzvané cloudové služby alebo cloudové riešenia majú výhodu v tom, že v porovnaní s pravidelnými väčšími investíciami pracujú služby s presne definovanovanými nákladmi. Tiež je aktualizovaný softvér a zálohujú sa údaje. Možno zvážiť aj spoločné používanie takéhoto riešenia viacerými samosprávami. Bezpečnosti údajov sa aj tak nedá venovať dostatočná pozornosť, vždy je čo zlepšovať. Pravidelné zálohovanie údajov, uloženie zálohy v oddelených priestoroch, pravidelná zmena hesiel a priebežná aktualizácia ochranného softvéru sú tiež aspekty, ktoré MUSIA byť zohľadnené!

Prvým krokom by mohlo byť definovanie dôležitých budúcich projektov. V ideálnom prípade sú odvodené z celkovej stratégie, ktorá umožňuje jasné stanovenie priorít medzi jednotlivými projektmi.

Pre projekty s najvyšším hodnotením by sa mal vypracovať čo najrealistickejší odhad výdavkov (investičné výdavky, následné potreby, dotácie/podpora, externé zdroje).

Vyberte projekt a vytvorte pracovnú skupinu pre odhad nákladov pozostávajúcu zo skúsených pracovníkov alebo pracovníkov zodpovedných za projekt. Na základe štruktúry projektu (pracovných balíkov) táto skupina vypracuje hrubý odhad všetkých druhov nákladov (personálne náklady, požiadavky na materiál, externé služby) a príjmov (najmä dotácií).

Je dôležité zahrnúť aj dlhodobé náklady (personál, údržba atď.), ktoré vyplývajú z implementácie. Najmä keď sa pre občanov vytvárajú nové služby, bola by škoda, keby sa ich neskôr nepodarilo udržať.

Možnosti financovania na rôznych úrovniach (EÚ, štát, regionálne možnosti) sú také rôznorodé a zložité, že najmä malé obce by mali zvážiť spoluprácu s inými obcami. Napríklad v rámci siete financovania, v ktorej obce prispievajú svojimi skúsenosťami v rôznych programoch financovania a navzájom sa podporujú v procese podávania projektových žiadostí.

Ak má samospráva málo skúseností s plánovaným projektom, odporúča sa na jednej strane naplánovať 10 % ako rezervu nákladov a na druhej strane sa pokúsiť poučiť zo skúseností iných miest a obcí a/alebo vyhľadať kontakty na inštitúcie z oblasti regionálneho rozvoja, podnikania a výskumu s cieľom získať odborné poznatky.

Ak finančné možnosti samosprávy (dostupné finančné zdroje) nepostačujú na realizáciu želaných projektov, mali by sa preskúmať možnosti úspor. Treba mať na pamäti, že projekty digitalizácie môžu mať aj dlhodobý potenciál úspor (napr. inteligentná infraštruktúra) a že spolupráca medzi mestami a obcami pri realizácii projektov pomáha znižovať náklady.

Malá obec Laab im Walde sa sústreďuje na digitalizáciu svojej infraštruktúry, aby ušetrila náklady: https://hitech.at/infrastruktur/digitalisierungshotspot-im-wienerwald

V prípade potreby sa už zrealizované posúdenie nákladov môže použiť ako vzor pre nové projekty. Je dôležité zaznamenať postup v koncepcii a po praktickom teste ho vyhodnotiť alebo upraviť a zabezpečiť, aby sa v nových projektoch používal ako samozrejmosť.

Priebežný vývoj v oblasti financovania a podpory môže spočívať v neustálom preskúmavaní a rozvíjaní koncepcií hodnotenia úsilia (vždy s ohľadom na iné mestá resp. obce a regióny) a v skúmaní nových možností financovania, ako napr. kolektívne financovanie (crowd fuding) alebo verejno-súkromné partnerstvá.