In diesen 3 Themenbereichen liegen Ihre besonderen Stärken!
Adäquate digitale Basisausstattung der Verwaltung; Datensicherungs- und Datenschutzmaßnahmen; Bereitstellung von Gemeindedaten als Open Data.
Adäquate digitale Basisausstattung der Verwaltung; Datensicherungs- und Datenschutzmaßnahmen; Bereitstellung von Gemeindedaten als Open Data.
Die Fähigkeit einer Gemeinde eine adäquate IT-Basisaustattung bereitzustellen und Daten sicher zu managen. Eine gute IT-Basisausstattung hilft Potentiale von Home Office und mobilem Arbeiten nutzen zu können. Damit seitens der BürgerInnen auf eine sichere Nutzung von digitalen Angeboten der Gemeinde vertraut werden kann, ist die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit ein zentraler Erfolgsfaktor in der kommunalen Digitalisierung. Gleichzeitig sollte überlegt werden, welche Daten der Gemeinde für andere NutzerInnen zugänglich gemacht werden können, um Transparenz und Innovation zu fördern.
Beschreibung des Ergebnisses
Das Ergebnis liegt im Themenbereich "Technologie und Daten" zwischen 86% und 100%. Das entspricht der Stufe 6 die als "Exzellent" bezeichnet wird!
Stufe 6 - Exzellent
Die Einschätzung in diesem Themenbereich ergibt 100%.
In diesem Themenbereich bedeutet das die laufende Aktualisierung des Gesamtrahmens der technischen IT- und Datenarchitektur durch Berücksichtigung der aktuellen technischen sowie verwaltungstechnischen Entwicklungen und Vorgaben.
Die Information über die technischen Möglichkeiten zu einer zeitgemäßen technischen Ausstattung steht am Beginn. Dann sollte man sich im Team Gedanken über eine zukünftige technische Ausstattung machen, die die Arbeit erleichtert. In einer Arbeitsgruppe oder einem Workshop sollten auch die Anforderungen bzw. Wünsche zur Nutzung oder Bereitstellung von Daten, die immer wieder (intern und extern) nachgefragt werden, berücksichtigt werden. Die Unterstützung durch die Regionalbetreuung kann hier hilfreich sein.
Basierend auf den ersten Überlegungen könnte die Erstellung der technischen IT- und Datenarchitektur vorgenommen werden. Dies soll auf der Grundlage und eng verzahnt mit den zu planenden Initiativen, den Anforderungen und Möglichkeiten des modernen Datenaustausches sowie den Anforderungen an den Datenschutz erfolgen.
Nun geht es darum, in die Umsetzung zu kommen. Einen Plan für die Umsetzung des Gesamtkonzepts zu erstellen und dieses Schritt für Schritt zu realisieren.
Die regelmäßige Evaluierung der Projekte und deren Fortschritt ist notwendig. Dies gilt auch für das Gesamtkonzept, das entsprechend dem technischen Fortschritt sowie der Änderung von Vorgaben entsprechend angepasst werden soll.
Die Aktualisierung des Gesamtrahmens der technischen IT- und Datenarchitektur sollte unter Einbeziehung der sich ändernden Vorgaben und Rahmenparameter aus dem Verwaltungsmanagement sowie der Aktualisierung der geplanten Initiativen erfolgen. Das sollte zumindest jährlich in einer Lernschleife erfolgen, damit Gemeindestrategie, Digitalstrategie und IT-Strategie nachhaltig gut aufeinander abgestimmt sind.
Generell ist hier die Möglichkeit der Nutzung von Services zu überlegen. Diese sogenannten Cloud-Services oder cloudbasierten Lösungen haben den Vorteil der Nutzung von Services zu definierten Kosten im Vergleich zu regelmäßigen größeren Investitionen. Dabei wird auch die Software am aktuellen Stand gehalten und die Daten werden gesichert. Auch an eine gemeinsame Nutzung einer Lösung durch mehrere Gemeinden kann dabei gedacht werden.
Auf die Sicherheit von Daten kann ohnehin nicht genug Augenmerk gelegt werden. Die regelmäßige Sicherung, die Lagerung der Sicherung in getrennten Räumlichkeiten, die regelmäßige Änderung der Passwörter, die laufende Aktualisierung der Schutzsoftware sind ebenfalls Aspekte, die berücksichtigt werden MÜSSEN!!
Die aktuelle Situation einschätzen und daraus die notwendigen Handlungsoptionen ableiten.
Die aktuelle Situation einschätzen und daraus die notwendigen Handlungsoptionen ableiten.
Die Fähigkeit durch laufende Überprüfung der internen Prozesse und Services neue Technologien und neue Formen der Zusammenarbeit nutzbar zu machen. Die IST-Situation mit den Problemfeldern und die zukünftigen Handlungsnotwendigkeiten sind dabei gut herauszuarbeiten und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Dabei ist ein methodisches Vorgehen notwendig und analytische Kompetenzen sowie eine offene Lernkultur sind gefragt. Die Kommunikation der adressierten Notwendigkeiten und des erzeugten Nutzens hilft auch MitarbeiterInnen und BürgerInnen im Wandel gut mitzunehmen.
Beschreibung des Ergebnisses
Das Ergebnis liegt im Themenbereich "Ausgangsituation und Handlungsnotwendigkeit" zwischen 68% und 84%. Das entspricht der Stufe 5 die als "Routiniert" bezeichnet wird!
Stufe 5 - Routiniert
Die Einschätzung in diesem Themenbereich ergibt 78%.
Daraus lässt sich schließen, dass die systematische Analyse der Ist-Situation der Gemeinde (Herausforderungen, Handlungsnotwendigkeit) regelmäßig durchgeführt wird. Das ist schon sehr gut.
Die Sammlung aktueller Herausforderungen und die systematische Erarbeitung von Handlungsnotwendigkeiten zur Digitalisierung sollte zu Beginn der Fokus sein. In dem Sinne - Was sind unsere größten und dringendsten Herausforderungen? Dazu wird empfohlen, eine Gruppe von interessierten MitarbeiterInnen zusammenzustellen und ggfls. auch die Unterstützung der zuständigen Regionalbetreuung zu holen.
Aus den Herausforderungen wären die Initialsituation und die Handlungsnotwendigkeiten abzuleiten und zu formulieren. So wird auch ein positiver Handlungsdruck erzeugt. Dies könnte in einem moderierten Workshop erfolgen.
Die einmal erfolgte Erarbeitung der Initialsituation sollte regelmäßig aktualisiert werden. Dazu das bewährte Team heranziehen, ggfls. weitere Menschen innerhalb der Gemeinde aber auch von außerhalb einbinden.
Den bereits institutionalisierten "Regelkreis" festigen - neue Herausforderungen identifizieren -> Handlungsnotwendigkeiten ableiten - die richtigen Menschen einbinden, Erfahrungen von anderen mitnehmen -> Initiativen ableiten aber auch Rückschau halten, was bereits geschehen ist und die Menschen so auf der digitalen Reise mitzunehmen, sichert die Nachhaltigkeit der Initiativen.
Tipp: Eine Idee könnte sein, eine digitale Anlaufstelle für Eingaben von Mitarbeitenden und BürgerInnen einzurichten, einerseits um damit aktuelle Anforderungen zu sammeln, andererseits aber auch die Eingaben auszuwerten und daraus Herausforderungen und Handlungsnotwendigkeiten abzuleiten, die in den Prozess einfließen.
Den Aufwand von Projekten abschätzen können; Überblick über unterschiedliche Fördermöglichkeiten haben; Offenheit ggü. alternativen Finanzierungsmöglichkeiten zeigen.
Den Aufwand von Projekten abschätzen können; Überblick über unterschiedliche Fördermöglichkeiten haben; Offenheit ggü. alternativen Finanzierungsmöglichkeiten zeigen.
Die Fähigkeit einer Gemeinde wichtige Zukunftsprojekte finanzieren zu können, ist die Grundvoraussetzung, um diese umsetzen zu können. Um die notwendigen finanziellen Spielräume zu schaffen, ist es u.a. wichtig, Prioritäten setzen zu können und Fördermöglichkeiten gut auszuschöpfen. Die Finanzierungsplanung sollte über den Projektzeitraum hinausgehen und auch die langfristige Finanzierung im laufenden Betrieb sicherstellen.
Beschreibung des Ergebnisses
Das Ergebnis liegt im Themenbereich "Finanzierung und Förderungen" zwischen 51% und 68%. Das entspricht der Stufe 4 die als "Gesamtplan" bezeichnet wird!
Stufe 4 - Gesamtplan
Die Einschätzung in diesem Themenbereich ergibt 67%.
Daraus lässt sich ableiten, dass Konzepte und Leitlinien zu Finanzierung & Förderungen bereits bei einem oder mehreren Projekten berücksichtigt werden und deren Praxistauglichkeit überprüft werden kann. Gratulation!
Ein erster Schritt könnte darin bestehen, wichtige Zukunftsprojekte festzulegen. Idealerweise werden diese aus einer Gesamtstrategie abgeleitet, die eine klare Prioritätensetzung zwischen verschiedenen Projekten ermöglicht.
Für die höchst gereihten Projekte sollte eine möglichst realistische Aufwandsabschätzung (Investitionsausgaben, Folgewirkungen, Förderungen/Zuschüsse, Fremdmittel) erfolgen.
Ein Projekt auswählen und eine Arbeitsgruppe zur Aufwandsabschätzung bilden, die aus erfahrenen bzw. projektverantwortlichen MitarbeiterInnen besteht. Diese Erarbeitet auf Basis der Projektstruktur (Arbeitspakete) durch grobe Schätzung aller Kostenarten (Personalkosten, Sachmittelbedarf, externe Dienstleistungen) und Einnahmen (v.a. Förderungen) eine Aufwandsabschätzung.
Wichtig ist die Einbeziehung der langfristigen Folgekosten (Personal, Instandhaltung etc.), die sich durch die Umsetzung ergeben. Gerade wenn neue Angebote für BürgerInnen geschaffen werden, wäre es schade, wenn diese nicht aufrechterhalten werden könnten.
Fördermöglichkeiten auf unterschiedlichen Ebenen (EU, Bund, Land) sind so vielfältig und komplex, dass v.a. kleine Gemeinden überlegen sollten, hier mit anderen Gemeinden zu kooperieren. Bspw. im Rahmen eines Fördernetzwerks bei der Gemeinden ihre Erfahrungen in unterschiedlichen Förderprogrammen einbringen und sich gegenseitig bei der Antragstellung unterstützen.
Besteht beim geplanten Projekt noch wenig Erfahrung in der Gemeinde, ist es einerseits ratsam, einen Kostenpuffer von 10% einzuplanen, andererseits könnte versucht werden, von den Erfahrungen anderer Gemeinden zu lernen und/oder Kontakt zu Akteuren aus Regionalentwicklung, Wirtschaft und Forschung zu suchen, um an ExpertInnenwissen zu gelangen.
Reichen die finanziellen Spielräume der Gemeinde (freie Finanzspitze) nicht aus, um Wunschprojekte umsetzen zu können, sollte Einsparungspotentiale erkundet werden. Hier ist zu bedenken, dass Digitalisierungsprojekte auch langfristiges Einsparungspotential haben können (bspw. smarte Infrastruktur) und dass interkommunale Kooperation bei der Umsetzung von Projekten hilft Kosten zu senken.
Evtl. können durchgeführte Aufwandsabschätzungen als Vorlage für Neuprojekte genutzt werden. Es gilt die Vorgehensweise in einem Konzept festzuhalten und nach einem Praxistest zu evaluieren bzw. anzupassen und dafür Sorge zu tragen, dass es selbstverständlich bei Neuprojekten zur Anwendung kommt.
Laufende Weiterentwicklung im Themenbereich Finanzierung & Förderungen kann darin bestehen, entwickelte Konzepte für Aufwandabschätzungen laufend zu überprüfen und weiterzuentwickeln (immer wieder in andere Gemeinden, Regionen blicken) sowie neue Finanzierungsmöglichkeiten wie Crowd-Funding oder Public-Private-Partnerships zu erkunden.
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