In diesen 3 Themenbereichen haben Sie die größten Entwicklungspotentiale!
Innovationsfördernde Führungskultur, um die digitale Transformation gut zu unterstützen; MitarbeiterInnen am Weg in die Digitalisierung mitnehmen und diese mit den dafür notwendigen Fähigkeiten ausstatten.
Innovationsfördernde Führungskultur, um die digitale Transformation gut zu unterstützen; MitarbeiterInnen am Weg in die Digitalisierung mitnehmen und diese mit den dafür notwendigen Fähigkeiten ausstatten.
Die Fähigkeit einer Gemeinde die MitarbeiterInnen für die Digitalisierung zu begeistern und diese mitzunehmen ist zentral. Ziehen die MitarbeiterInnen nicht mit, ist auch die beste digitale Lösung nutzlos. Für Gemeinden ist es daher wichtig, eine innovationsfördernde Führungskultur zu leben, in der MitarbeiterInnen motiviert werden Innovation mitzugestalten und bei der Entwicklung der notwendigen digitalen Fähigkeiten unterstützt werden.
Beschreibung des Ergebnisses
Das Ergebnis liegt im Themenbereich "MitarbeiterInnen, Kompetenzen und Kultur" zwischen 18% und 34%. Das entspricht der Stufe 2 die als "Am Weg" bezeichnet wird!
Stufe 2 - Am Weg
Die Einschätzung in diesem Themenbereich ergibt 22%.
Das lässt darauf schließen, dass es einzelne Initiativen gibt, die unter Einbeziehung der Betroffenen gestaltet werden bzw. punktuell digitale Kompetenzen evaluiert und entwickelt werden. Es liegt jedoch noch keine Gesamtsicht vor.
Ein erster Schritt könnte die Erhebung des IST-Standes der digitalen Kompetenzen der MitarbeiterInnen sein, um daraus erste Qualifizierungsmaßnahmen ableiten zu können.
Basierend auf der IST-Erhebung der digitalen Kompetenzen der MitarbeiterInnen, wäre die Weiterentwicklung der digitalen Kompetenzen eng verzahnt mit den geplanten digitalen Initiativen in die Wege zu leiten.
Ein ausreichendes Budget für die regelmäßige Weiterqualifizierung der MitarbeiterInnen ist ein Must-Have. Dadurch gelingt es nicht nur, die Kompetenzen der MitarbeiterInnen aktuell zu halten bzw. zu erweitern sondern kann auch neue Ideen und Impulse für die Weiterentwicklung der Gemeinde bringen.
Bei der Umsetzung digitaler Initiativen ist es zentral Wissen über die Möglichkeiten Digitaler Anwendungen mit dem fachspezifischen Wissen der fachlich zuständigen MitarbeiterInnen zu verknüpfen. So ist bspw. bei der Digitalisierung von Bauakten, Wissen über die Möglichkeiten und Grenzen digitaler Tools für diesen Aufgabenbereich gleichermaßen wichtig, wie ein tiefes Verständnis der dazugehörigen verwaltungsrechtlichen Anforderungen.
Wichtiges Element einer innovationsfördernden Organisationskultur ist eine positive Fehlerkultur. Aspekte einer positiven Fehlerkultur sind u.a. Haltung, dass Fehler erlaubt sind, eine gute Ursachenanalyse, Eingeständnis eines Fehlers honorieren und besonders wichtig das Vorleben der positiven Fehlerkultur durch Führungskräfte.
Eine innovationsfördernde Organisationskultur sieht die MitarbeiterInnen als Quelle für Innovation und motiviert diese neue Ideen zu entwickeln, einzubringen und umzusetzen. Dafür braucht es aber entsprechende Kompetenzen sowie Innovationsmöglichkeiten v.a. hinsichtlich zeitlicher und finanzieller Ressourcen.
Ein guter Mix in der Altersstruktur der MitarbeiterInnen ist hilfreich. Jüngere MitarbeiterInnen sind den Umgang mit digitalen Lösungen häufig gewohnter oder diesen gegenüber offener als ältere MitarbeiterInnen. Ein guter Altersmix ermöglicht, dass jüngere MitarbeiterInnen die älteren mitnehmen und bei der Nutzung digitaler Lösungen bzw. beim Learning on the Job unterstützen.
In diesem Themenbereich wäre es hilfreich, Überlegungen zur "vierten Kulturtechnik" anzustellen. Das bedeutet, den Umgang mit den neuen Technologien, den Möglichkeiten aber auch Herausforderungen, die sich dadurch ergeben, mittelfristig als etwas Selbstverständliches wie Lesen, Schreiben, Rechnen zu betrachten. Für die BürgerInnen einen zwanglosen Umgang, Respekt und Angst abzubauen durch die Einrichtung von Lerncafes, für die Mitarbeitenden gezielte Schulungen oder Workshops, in denen ExpertInnen für bestimmte Themen oder Applikationen in definierten Zeiträumen zur Verfügung stehen.
Die "richtigen" Lösungen beschaffen, indem auf anderorts bewährte Lösungen zurückgegriffen wird; Vergabeverfahren rechtlich korrekt durchführen; Nutzung innovationsfördernder Vergabeverfahren bei Lösungen, die noch nicht am Markt verfügbar sind.
Die "richtigen" Lösungen beschaffen, indem auf anderorts bewährte Lösungen zurückgegriffen wird; Vergabeverfahren rechtlich korrekt durchführen; Nutzung innovationsfördernder Vergabeverfahren bei Lösungen, die noch nicht am Markt verfügbar sind.
Die Fähigkeit bei Beschaffungsvorgängen anderorts bewährte Produkte & Dienstleistungen zu finden und Vergabeverfahren kompetent und rechtlich korrekt durchführen zu können, hilft die optimale Lösung für die Gemeinde zu finden, verhindert Verzögerungen im Projektverlauf und bewahrt vor finanziellem Schaden (bspw. Verlust von Fördermitteln). Bei Bedarfen, für die es noch keine standardisierten Lösungen am Markt gibt, eröffnen innovationsfördernde Vergabeverfahren neue Möglichkeiten innovative Lösungen zu finden.
Beschreibung des Ergebnisses
Das Ergebnis liegt im Themenbereich "Beschaffung und Vergabe" zwischen 18% und 34%. Das entspricht der Stufe 2 die als "Am Weg" bezeichnet wird!
Stufe 2 - Am Weg
Die Einschätzung in diesem Themenbereich ergibt 22%.
Daraus lässt sich ableiten, dass zwar anlassbezogen Fragen in Bezug auf Beschaffung und Vergabe bei digitalen Projekten bearbeitet werden, es aber noch kein Gesamtkonzept zur einheitlichen und qualitätsvollen Handhabung dieser Themen gibt.
Den Markt für geplante Beschaffungen sondieren. Hilfreich kann hier der Blick in andere Gemeinden und Regionen sein. Welche Produkte und Dienstleistungen wurden hier beschafft, um den Bedarf zu decken? Besonders lohnenswert kann hier eine persönliche Kontaktaufnahme sein, um sich nach den Erfahrungen mit dem Produkt/Dienstleistung zu erkundigen.
Wissen über Vergaberecht - zumindest in Grundzügen - auf einen aktuellen Stand zu bringen. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Vergabeverfahren, die gerade bei der Umsetzung neuer bzw. innovativer Lösungen neue Möglichkeiten der Umsetzung eröffnen. Die zuständige Regionalbetreuung oder eine Beratung durch die Innovative Österreichische Beschaffung kann hier möglicherweise weiterhelfen.
Die richtige Wahl des Vergabeverfahrens ist immer abhängig vom geplanten Projekt bzw. der zu beschaffenden Dienstleistungen und Produkte. Wichtig wäre hier zu wissen, in welcher Situation, welches Vergabeverfahren am besten geeignet ist. Hier kann - insbesondere wenn bestimmte Verfahren Neuland für die Gemeinde sind - eine Beratung und Begleitung durch die Innovationsfördernde Österreichische Beschaffung Sinn machen.
Ein weiterer Schritt könnte darin bestehen, wertvolles Erfahrungswissen aus der praktischen Umsetzung von Vergabeverfahren möglichst gut zu bewahren. Ziel könnte hier die Erarbeitung eines Vergabeleitfadens für zuständige ProjektleiterInnen sein, in dem die Erfahrungen aus neuen Vergabeprojekten regelmäßig eingespeist bzw. Informationen aktualisiert werden.
Eine mögliche Weiterentwicklung kann darin bestehen, bei Beschaffung und Vergabe, neben funktionellen Eigenschaften, auch Aspekte der Nachhaltigkeit mitzubedenken. So wird nicht nur die Umwelt geschont, es können auch langfristig Kosten gespart und das Image der Gemeinde verbessert werden.
Kontinuierliche Weiterentwicklung ist der Schlüssel, um ein hohes Niveau zu halten. Dazu kann auch gehören, Augen und Ohren offen zu halten, ob andere Regionen/Gemeinden hier neue Wege gehen, die für die eigene Gemeinde interessant sein können.
Im Bereich digitaler Technologien bieten neue - innovationsfördernde Verfahrensformen - Möglichkeiten, AnbieterInnen für Produkte und Dienstleistungen zu finden, die am Markt noch nicht verfügbar sind.
Ausrichtung der Gemeindeorganisation entlang von Strategien und an den Anforderungen der Digitalisierung; Klarheit über Entscheidungen und Verantwortlichkeiten; Erkennen von Querverbindungen durch Austausch über Aufgabenbereiche hinweg.
Ausrichtung der Gemeindeorganisation entlang von Strategien und an den Anforderungen der Digitalisierung; Klarheit über Entscheidungen und Verantwortlichkeiten; Erkennen von Querverbindungen durch Austausch über Aufgabenbereiche hinweg.
Die Fähigkeit eine Organisation auf Anforderungen auszurichten war schon immer wichtig, gewann aber durch das Thema Digitalisierung nochmals an Bedeutung. Insbesondere die Entscheidungs- und Verantwortlichkeitsstrukturen müssen immer wieder mit den neuen Prozessen und Anforderungen abgeglichen und angepasst. Bereichs- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu entwickeln und gemeinsame Projektarbeit ist hierbei essenziell.
Beschreibung des Ergebnisses
Das Ergebnis liegt im Themenbereich "Organisation und Management" zwischen 18% und 34%. Das entspricht der Stufe 2 die als "Am Weg" bezeichnet wird!
Stufe 2 - Am Weg
Die Einschätzung in diesem Themenbereich ergibt 22%.
Das lässt darauf schließen, dass bereits für einzelne Digitalisierungsprojekte die organisatorischen Anpassungen bedacht werden, jedoch der Gesamtblick, auf bereichsübergreifenden Wirkungen, noch nicht ausreichend berücksichtigt wird.
Sich im Team, mit den Betroffenen Gedanken über die geänderten organisatorischen Anforderungen (Organisationsstruktur & Management) machen, wenn die digitale Initiative erfolgreich sein soll. Allenfalls bitte hierzu auch die Regionalbetreuung zur Unterstützung beiziehen.
Dies erfolgt üblicherweise in einem moderierten Workshop und anhand konkreter Leitfragen. Die möglicherweise erforderlichen Änderungen zu einer nachhaltig erfolgreichen Implementierung und Anwendung der digitalen Lösung oder Initiative werden auf diese Art evaluiert. Braucht es eine Anpassung der Rollen / Funktionen / Verantwortlichkeiten?
Nun geht es darum, die geplanten Veränderungen Schritt für Schritt ins Leben zu bringen und die Resultate laufend zu evaluieren.
Ein weiterer Aspekt der organisatorischen Maßnahmen sollte der Aspekt der übergreifenden Auswirkungen (bereichs- / organisationsübergreifend) sein. Dazu ist in der laufenden Evaluierung der Kreis der integrierten Stakeholder entsprechend anzupassen.
Kontinuierliche Optimierung sicherstellen: Regelmäßige Evaluierung, das bedeutet, die organisatorischen Auswirkungen der Digitalisierung in der eigenen Organisation, in Zusammenwirkung mit anderen regelmäßig (zumindest 1x pro Jahr) zu evaluieren, Verbesserungspotenziale zu identifizieren (End2End-Sicht) und in die Umsetzung zu bringen.
Eine Möglichkeit ist, sich mit den "7 Dimensionen zur Digital Excellence" zu beschäftigen: Aufbauorganisation, Ablauforganisation, MitarbeiterInnenbefähigung sowie Technik und Daten sind die Dimensionen, die die Potentiale der Digitalisierung gut zur Wirkung bringen und die Investition absichern. Auf diese Faktoren ist dieselbe Aufmerksamkeit zu richten wie auf die digitale Lösung selbst.
Auf die übergreifende Wirkung, die Anforderungen über die Bereiche hinweg bzw. auf das Zusammenwirken mit anderen Einheiten ist besonders zu achten. Wäre eine Anpassung der Funktionen oder Rollenverantwortung notwendig bzw. zielführend?
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